番号管理の運用手法は従業員へ開示する！
先日当社のソフトウェアの商談に伺った際に先方の担当者さんから興味深いお話しを頂きました。
「いや、僕はマイナンバーを管理する側の人間なので自分の個人情報が安全に管理されているかどうかの判断はできますけど、僕の後輩とかどのように管理しているか知らない人間だと大事な番号は怖くて会社に出せないでしょうね。でもまあ従業員なら会社に出さなければいけない制度なので仕方ないんですけど。」
とおっしゃるわけです。
確かに2016年1月からマイナンバー利用が始まるわけですから、従業員やその家族は会社へ番号を提出せざるを得ないんですが、従業員さんの立場に立ってみると実際に自分の番号や情報がどの程度安全に管理・運用されているか知っておきたいところです。
ただその反面経営者などマイナンバーを管理する側の立場に立つと、もしもマイナンバーを漏洩させてしまうと最悪の場合懲役刑や罰金刑が科せられるわけですから、マイナンバーの取り扱いには細心の注意を払う必要があります。
懲役刑や罰金刑について詳しくはこちら
そこで我々よりひとつ提案です。
みなさんがどのように従業員やその家族のマイナンバーや個人情報を管理しているかを開示してみてはいかがでしょう。
誤解のないように申し上げておきますが、「従業員の番号」を皆で共有するわけではなく、どのように管理しているかの「手法」だけを共有するわけです。
すなわち、「スタンドアロン型のソフトで安全に管理していますよ」と伝えられれば良いわけです。
死ぬまで変わらないマイナンバー
これまでも私たちは住基ネットや給与振込のための口座、免許証など数多くの番号を持ってきました。
ただそれらのどれを取ってもマイナンバーほど国を挙げての厳しい管理をされてこなかったような気がします。
なぜでしょう。
番号や情報を漏らすと逮捕されるから！
もちろん社長さんや管理を行う経理担当の方の立場に立つと懲役や罰金が絡むとものすごく厄介ですからある意味正しいですよね。
ただ、上述したマイナンバー以外の番号とマイナンバーで決定的に違う点としては、一度付与されたら基本的に一生涯(！)番号が変わらないという点です。
2016年1月の開始時点では税と社会保障、災害対策にのみ限定して利用されますが、将来的には医療や金融分野にも広がっていく見込みです。
もしも死ぬまで変わらない番号が漏れてしまうと、自分自身の病歴や貯蓄額などが第三者に簡単に知られてしまいます。
したがって、懲役刑や罰金刑というペナルティを課してでも、国を挙げて漏洩や悪用を防ごうとしているわけです。
話を元に戻すと、大きな労力こそかかりますが、企業がどのようにマイナンバーを管理しているかを出来る限り開示することにより、従業員の番号を大切に管理していることを伝えることが非常に重要です。
安全性vs労力 どっちが大事⁉︎
絶対に労力が小さい方がいいに決まっています。
お金もかからない方がいいに決まっています。
なぜなら社長が好きで始めたわけではなく、国が勝手にこのような制度を始めたからです。
ただその反面、国策である以上自分たちだけが何もしない、というわけにはいきません。
また上述のように従業員やその家族からマイナンバーを預かるわけですから、いい加減な管理をして万が一のことがあると経営者としての信頼が失墜してしまいます。
困りました。
結局労力も安全性もどっちも大事だということになってしまいました。
ということでマイナンバー管理を外注するにせよ、自社で管理するにせよ、労力や予算が最低限で済み安全性も確保するためのチェックポイントを考えてみました。
・月額◯万円のようなランニングコストがかかる手法は避ける。
仮に月額3万円だとしても年間で36万円、3年間で100万円を超えます。
円安の恩恵を受けて利益が猛烈にでていて税金対策に困っている大企業なら安いものですが、マイナンバー管理のため「だけ」に上記のようなランニングコストを支払っているのでは無駄な予算と言われても仕方ありません。
またこれは外注に限らず社内で管理する場合でも、マイナンバー管理のために限られた従業員の時間を取られてしまってはランニングコストが掛かっているのと同じ機会損失が生じます。
・無料お試しなど、リスクがない範囲でいろいろ試してみる。
このマイナンバー制度は国民一人ひとりに生涯変わらない番号を付与するという史上初の試みです。すなわち内閣官房や我々も含めて、「better」な管理方法を提供しているにすぎません。
明確に正しい管理方法などまだ誰にも分からないわけです。
したがって「better」のものをいろいろ試してみて、皆さんの価値観や費用対効果、操作性に限りなく近い手法を探ってみて下さい。
タダほど高いものはないという素晴らしい言葉こそありますが、導入後に「話が違う」「使いづらい」などと困ってしまわないように、最初は無料で体系的に理解するのも非常に重要です。
余計なお世話ですが、当社のソフトウェアもマイナンバー管理ツールの無料プランを用意しています。
詳細はこちらをご覧ください。
・生の声を見てみる。
話が少しだけ逸れますが、皆さんはamazonの商品ページの作り方をご存知でしょうか。
有名な話なのでご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、amazonは商品紹介を作成した後に「よくある質問(FAQ)」を作成するようです。
商品を良く紹介するのは当然ですが、この商品を実際に使った人はどう感じたのか、何を得たのか、どういうことに困ってしまったのかというのをまとめます。
顧客目線に立つと当たり前の発想ですが、これが意外に出来ていない会社、商材が多くあります。前述の無料お試しも重要ですが、その前後にその商材を使った人がどう感じて何を得られたのかも併せて確認すると未来像が見えてくるはずです。
言わずもがなですが、「よくある質問(FAQ)」が無い、薄っぺらい、妄想だけで嘘っぱちが書いてある商材の未来は明るくありません。
もしもお困りの際はできる限りお答えしますので、お気軽にお問い合わせください。
当社のFAQはこちらです。
いかがでしょうか。
他にも言い出すとキリがありませんが、何度も書きますようにマイナンバーのためだけに長く時間を使うわけにはいきません。
素晴らしい商材と出会えることをお祈りしています。
選択肢の一つとして
当社のソフトウェアも選択肢の一つに加えていただければ幸甚です。
事務SOLはマイナンバー管理だけでなく、経営管理の統合ソフトウェアです。
しかも低価格のスタンドアロン型です！
手作業で人事や経理管理をされていた企業様においてはこれまでと比べ物にならないくらい短い時間で処理をすることが可能です。
また月額のランニングコストもかからず、アフターフォローもバッチリです。
今なら無料お試しも出来ますので、この機会に一度ご検討ください。
