クラウドで話題に乗るか、スタンドアロン型で堅実に管理するか
技術的にはクラウド型のマイナンバー管理システムを作ることはものすごく大変なことではありません。
しかしながら当社とメーカーであるVIPソフトウェア株式会社ではクラウドではなくスタンドアロン型（独立稼動型）のマイナンバー管理ソフトを製作することを決めました。
最大の決め手は「我々だったらどちらを選ぶだろう」という1点に尽きます。
情報が溢れている現在は「出来るだけ漏れてほしくない情報」と「絶対に漏れてはいけない情報」の2種類があります。
マイナンバーは言うまでもなく後者ですよね。
「絶対に漏れてはいけない情報」は高く売れますから、どんなにセキュリティが堅牢であったとしても、悪者は頭と技術を使い何としてでも奪いに来ます。
つまり「絶対に漏れてはいけない情報」ほど漏れるものなのです。
したがって当社では話題に乗ることをやめ、クラウドではなくスタンドアロン型でソフトウェアを製作し販売することに決めました。
クラウドサービスの利点
とはいえ、クラウドサービスに一定の需要があることは理解しています。
おそらくそれは下記3点が主に評価されているからではないでしょうか。
具体的には
1.責任が分散できる。
まずクラウド業者が謳っている最大の利点は「マイナンバーなどの情報を社内で持つ必要がない」ことです。
確かに情報を持っていなければ社内からも社外からも漏洩する可能性はゼロです。
ただし番号法第11条(下記引用)を見落とさないように気をつけてください。
（委託先の監督）
第十一条 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする者は、当該委託に係る個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
つまり「月額金額を払っているんだから、万が一漏洩したらおたくで責任とってね。」
が許されません。
一見クラウド業者に丸投げすると責任が分散され御社の責任が問われないように思いがちですが、もしもクラウド業者が漏洩したら皆さんも処罰の対象です。
「そんなこと知らなかった」では済みません。
もしもクラウド業者のサーバーが海外にあったとすれば、安全に管理されているか定期的に海外まで監督を行う必要がありますのでお気をつけください。
その代わり社内で管理が出来るスタンドアロン型であればネットワークに繋がなくても稼動しますので、社外から攻撃されることもありませんし、いちいちサーバーを監督する必要もありません。
→製品情報はこちらです。
社内で安全に管理が出来るスタンドアロン型管理ソフト
2.支社などに分散している社員情報が一元的に管理できる。
数百人規模の企業になると”全ての従業員が本社にいる”ということはあまりないと思います。
クラウドサービスでは従業員一人ひとりがスマホやパソコンからログインして自分の情報を入れることが出来ますので、わざわざ本社に提出してもらう必要がありません。
一見利点のように思えますが、先ほどお話しましたようにマイナンバーは「絶対に漏れてはいけない情報」です。
従業員全員が触れるということはそれだけ外部から攻撃を受ける可能性が高まるのです。
従業員が500人いれば500個の漏洩リスクが生じます。
ですから解決策としては支店ごとに担当者を1名用意して、従業員には通知カードを持ってきてもらうか口頭で聞き込むことです。
こうすれば、従業員500人で5つの支店がある企業であれば、リスクが５つで済むことになりますよね。
表面的な利点に惑わされることなく、「絶対に漏れてはいけない情報」を絶対に漏らさないように対策されることをお勧めします。
登録できる従業員数の上限がなく、買いきり29,800円だけで完結するスタンドアロン型マイナンバー管理ソフトであれば安心ですね。
3.安く感じる。
既存の会計ソフトとの連携やサーバーの場所、業者の知名度により料金設定は様々ですが、大体のクラウド業者はランニングコストの低さを売りにしています。
例えば月○百円とか、○千円などです。
こちらも一見安く済むので利点に思われますが、マイナンバー管理を外注した場合上記1でも記載しましたように外注先の監督義務は皆さん外注元にあります。
しかも最初の1回だけでなく、外注している間ずっとです。
月のランニングコストに加えて監督するための交通費や宿泊費、時間のロスなど最初は考えもしなかったランニングコストが猛烈に増えていくはずです。
都内の企業で都内にクラウド業者のサーバーがあるならば許容できるかもしれませんが、地方の企業様であれば無駄な費用負担や労力が計り知れません。
費用面についても表向きに公表されている月額金額だけでなく、総合的に費やすべき「本当のコスト」を正確に算出することがきわめて重要です。
もしも月に1,000円クラウド業者に払う必要がある場合、3年間で36,000円です。
スタンドアロン型ソフトウェアであれば、買いきり29,800で完結しますので3年以上マイナンバーを管理される場合はソフトウェアのほうがお得です。
→詳しくはこちらをご覧ください。
安全で簡単、低価格のスタンドアロン型マイナンバー管理ソフトリリース！
長くなってしまいましたが、最後まで読んでいただき誠にありがとうございます。
最近ではおかげさまで様々な業種、地域の企業様とお話させていただく機会をいただくようになりましたが、「クラウドに委託することは避けたい」という声が多い印象です。
では次回は「紙vs管理ソフト」と名づけて社内で管理する際に気をつける点や落とし穴について書いていきます。
よろしければ是非ともご覧ください。
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