我々のお客様よりご質問いただいた事項について、Q&A方式でお答えしています。
またマイナンバー制度についてのQ&Aはこちらをご覧ください。
(参考)マイナンバー制度Q&A
Q-1 ソフトウェアを導入した場合、社内で触れる担当者は制限できますか？
A-1 もちろん可能です。
個人番号に触れる人間が多いほど漏洩や悪用の可能性は高まりますので、社内の限られた方のみがソフトウェアを扱えます。
また事務取扱責任者と事務取扱担当者ごとにID/パスワードでの管理ができますから、他人のIDでログインすることはできません。
したがって何か問題が起こった際の責任の所在も明確です。
▼実際の画面イメージ
(参考)製品情報-利用ユーザー管理
Q-2 当社には正規雇用と非正規雇用いずれも雇用していますが、それぞれに合った登録はできますか？
A-2 入力の段階で正規・非正規に分けて登録できます！
番号法では「税金・社会保障・災害対策」の3分野に限って収集や利用が許されています。
例えば派遣社員さんであれば、派遣元に雇用されているため正社員とは利用目的がズレる可能性が高いはずです。
そんなときでも”Aさんは正規雇用、Bさんは非正規雇用”といったそれぞれの従業員さんごとに登録ができます。
▼実際の画面イメージ
(参考)製品情報-マイナンバー登録管理
Q-3 家族が連番でないということは、被扶養者の管理も大変そうですね。
A-3 当社のソフトウェアであれば扶養者と被扶養者の紐付けが簡単にできます。
基本的に家族であっても連番ではありません。
ただ管理する方の立場に立つと本当は夫婦なのに番号がぜんぜん違うと管理するのが大変ですよね。
当社ソフトウェアであれば、個人番号が連番でなくても、入力の段階で扶養者と被扶養者を紐付けて登録できます。
▼実際の画面イメージ
(参考)製品情報-マイナンバー登録管理
Q-4 何だか個人番号って利用や削除の記録などもとっておく必要があるみたいですけど本当ですか？
A-4 事業者ガイドラインの別添「特定個人情報に関する安全管理措置」を見てみると、例えば個人番号を削除した場合は、削除した記録を保存することと決まっています。
したがって事業者の安全管理措置の一部として、「誰が、何のために、誰の情報を、いつ」利用したあるいは廃棄したという記録は取っておいたほうが安全だと思われます。
(参考)マイナンバー管理のためのチェックリスト
▼当社ソフトウェアの操作画面
(参考)製品情報-利用履歴
当社ソフトウェアでは、ソフトウェアのログイン・ログアウトの記録をはじめ、個人情報の登録、参照、登録削除ならびに取扱担当者の記録が自動的に行われます。
これでもしも特定個人情報保護委員会の立ち入り調査を受けても、涼しい顔をして対応ができますね。
(参考)逮捕者続出⁉︎マイナンバー制度における個人情報の取り扱い方
Q-5 必要のない人のマイナンバーまで一覧で見られるのは困るんですが…
A-5 社員一覧ページにはマイナンバーは表示されません。
マイナンバーを見る必要のある方の[詳細・編集]をクリックしてはじめてその方のマイナンバーが見られます。
▼実際の画面イメージ
(参考)製品情報-マイナンバー登録管理
Q-6 管理する際の安全性は理解したんですが、データ出力もできますか？
A-6 業務の中で必要なときは紙などの媒体へ出力、印刷が行えます。
また「いつ」「誰が」出力したか、あるいは廃棄したかも当ソフトウェアで管理することができます。
そのほか必要に応じて責任者の承認機能も有しています。
▼出力先の選択-実際の操作画面
▼利用履歴への自動記録-実際の操作画面
(参考)製品情報-利用履歴
Q-7 何でもかんでも削除してはいけなくて、保存しなければいけない情報もあると聞きました。
忘れてしまいそうです。
A-7 ご心配は不要です。
当社のソフトウェアであれば、Q-4でも記載した削除記録のほかに、アラート機能も付いています。
これは保管義務がある情報を、情報の利用を停止してから7年間が経過したらお知らせする機能です。
7年間は長いですが、もしみなさまがお忘れになっていても、廃棄待ちリストをソフトウェアがお知らせします。
▼実際の画面イメージ
(参考)製品情報-お知らせ画面
Q-8 ソフトウェアをインストールしているPCが攻撃されたら、一瞬で情報が抜き取られますよね？
A-8 セキュリティは万全です。
当社のソフトウェアはホワイトハウスも採用している最上級の暗号化技術を用いて保存していますので、もしも万が一ソフトウェアがインストールされているPCが外部から攻撃されたとしても、暗号化後のぐちゃぐちゃした情報しか盗まれることはありません。
そもそもこのソフトウェアはLANなどのネットワークにつなげなくても作動しますので、ネットワークにつながずに管理すれば外部からの攻撃の心配はありません。
▼出力する際にも暗号を使用しています-実際の操作画面
(参考)製品情報-マイナンバー登録管理
Q-9 従業員だけでなく外部の方のマイナンバーも管理できますか？
A-9 従業員さんのほかに、社労士や税理士、外注先の方のマイナンバーも安全に管理が出来ます！
当社のソフトウェアは社員登録とは別に個人支払先登録を用意しています。
外注の取引先や、税理士さん、不動産の権利者などのマイナンバーも従業員の情報と混同することなく安全に管理が出来ます。
▼個人支払先登録-実際の操作画面
(参考)製品情報-個人支払先登録
Q-10 従業員がアルバイトなど含めて100名以上おり、担当者1人で名前やマイナンバーなどを手入力するのは面倒なので、すでに社内にある社員名簿などをソフトウェアにインプットできる機能はありませんか？
A-10 当社のソフトウェアはスタンドアロン(独立稼動)型の特長を最大限生かすため、既存名簿をインプットする機能は有しておりません。
ただしご質問のとおり100人以上の情報をご担当者様1人で手入力することは大きな負担であることは理解しています。
したがって当社としてはクラウドサービスのように業務の合間に従業員の皆様自身に入力してもらう方法をお勧めします。
上記「操作方法」ページでも説明しておりますが、詳細入力ページでは他の人の情報は見られませんし、配偶者や扶養家族情報も同じページで紐付けが出来ますので、ご担当者様の負担も減らせるものと考えます。
※注意点
安全管理措置義務を遵守するためPCは出来るだけ動かさず、従業員さんにPCのほうへ来てもらってください。
(参考)製品情報-社員登録
上記のほか、我々のお客様からの生の声を発信します！
クラウド型では漏洩事故など万が一のときが不安なので、安価で社内で管理できるソフトを探していました。
(関東 S様 株式会社 50～100名)
クラウドでないマイナンバー管理ソフト希望。会計ソフトとの連携は考えていない。
(北陸 T様 金融関係 100名以上)
クラウドでなくて、紙でもないものを探していたらこのサイトにたどり着きました。
(中国 P社様 株式会社 50～100名)
従業員の管理はアナログで対応する予定ですが、外部の法定調書などの管理はソフトウェアを使おうと思っています。
(関西 O様 金融関係 100名以上)
従業員が多くクラウドサービスでは月額金額が高くなることが懸念です。
(関西 T様 株式会社 100名以上)
不動産関係(地主や賃貸契約などの)の法定調書にも対応しているのか知りたい。
(関西 N様 0～50名)
使いやすいマイナンバーソフトを探しています。
(関東 SK様 株式会社 0～50名)
地方の会社なので委託先の監督が面倒になりそうなので、社内で管理ができるソフトを探しています。
(北陸 R様 株式会社 0～50名)
最初は紙やExcelで管理しようと思ったのですが、従業員からいろいろと問い合わせが来て不安だったので何かいい管理ツールがないかと思いお尋ねしました。
(関東 N様 株式会社 50～100名)
皆様からのお問い合わせを心よりお待ちしています。