お客様よりいただいたご質問について、内閣府をはじめ様々なメディアで公表されている情報を元にQ&Aを作りました。
[お知らせ]我々は他の機器に依存せず単独で動作をするマイナンバー管理ソフトを作りました。
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当社ソフトウェアの仕様についてのQ&Aはこちらをご覧ください。
(参考)顧客の声と我々からの回答
[個人番号取得編]
Q-1 従業員がいま住民票がある住所以外に住んでいる場合、マイナンバーは届かないんでしょうか?
A-1 原則は住民票のある住所で受け取ることです。ただし東日本大震災等で被災して別の場所へ避難していたり、DVやストーカー、児童虐待の被害者でやむを得なく住民票の住所以外に居住している場合は住所地以外の場所で受け取れます。
手続きは総務省WEBページへ。
Q-2 従業員からマイナンバーを取得する際に、提示を拒否された場合は経営者としてどう対応すればいいでしょう?
A-2 提示を拒否された場合は、まず社長さんが「何のために」マイナンバーの提示が必要かしっかりと説明してください。
(参考)マイナンバー、従業員へ伝えること
個人番号の提供については番号法で厳格に用途が定められていますので、「個人番号を追記した社員名簿を作り管理を簡素化させる」などの目的で個人番号を使用してはいけません。
したがって税金や社会保障の手続きのために収集している旨をしっかり伝えたうえで再度提示してもらえるよう促してください。
また漏洩するのを恐れて提示することを拒んでいるかもしれません。
その場合は会社としてどのように管理するのかを共有し、漏洩の恐れが限りなく低いことを教えてあげてください。
(参考)従業員が安心してマイナンバーを渡せる企業の対応とは
Q-3 収集の際の本人確認はどの程度しっかり行ったほうが良いのでしょう?
A-3 マイナンバーを集める際には個人番号だけでなく”なりすまし”を防ぐために本人確認も併せて行う必要があります。(番号法16条)
これは下記2通りのいずれかで行う必要があると決まっていますので、しっかり行ってください。
1.通知カード＋運転免許証やパスポートなどの写真つき身分証明書
2.個人番号カード(写真つき)
2番の個人番号カードであれば1点のみで本人確認まで完了しますので、従業員の方に取得を促したほうがいいかもしれません。
スマートフォンによるオンライン手続きでも簡単に申請ができますよ！
Q-3-1 じゃあメールやFAXで個人番号カードや通知カードを送ってもらえれば本人確認は完了ですよね？
A-3-1 個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し個人番号を確認することは可能です。
ただし取得したコピーを保管する場合には、いつ取得していつ廃棄されたのか、保管するならばアクセス制御を行うなど、情報漏えいがしないような安全管理措置を適切に講ずる必要があります。
(参考)時系列で見る、マイナンバー導入スケジュール！(事前準備編)
Q-3-2 え！じゃあ従業員の家族など被扶養者も会社へきてもらって本人確認をしなきゃいけないんですか？
A-3-2 その必要はありません。
従業員の家族などのマイナンバーを取得する際は、その従業員が家族のもので間違いないか確認すればいいからです。
Q-4 扶養従業員と被扶養者は連番になりますか？
A-4 連番かどうかは通知が来るまで分かりませんが、基本的に「家族だから連番」という付番ではありません。
番号法第2条5項に定義されていますが、個人番号とは住民基本台帳に書かれている住民票コードを変換して得られるものです。
また性別や居住地、本籍地などから推測ができないように乱数を用いた不可逆計算によって生成されます。
したがって家族だから、とか家が隣だからなどの理由で連番になることはありません。
[情報漏えい、安全管理措置編]
Q-１ 個人番号カードにくっついているICチップを読み取られたら個人情報が第三者に筒抜けになりますよね？
A-１ 個人番号カードに付くICチップにはカードに書かれている情報と電子証明書だけしか記録されません。
したがってICチップをもし読み取られてもカードに記載されていることしか第三者には分かりません。
ということはカード自体は落としたり紛失したりしないように気をつけたいですね！
Q-２ もしも2015年5月におきた日本年金機構による年金情報流出事件のように過失で個人情報を漏洩してしまったら逮捕されますかね？
A-２ 現段階では過失による漏洩に対する罰則規定はありません。
ただし漏洩したことにより特定個人情報保護委員会により監視対象にされたり、報道がなされることにより企業の信用が墜ちる場合がありますから、セキュリティを強固にしたり取り扱う担当者を必要最低限にするなど漏えいが起こらないように対策をしましょう。
ちなみに個人番号を漏洩したことによる罰則はかなり厳しいですから、ご一読されることをお勧めします。
(参考)逮捕者続出⁉︎マイナンバー制度における個人情報の取り扱い方
Q-３-1 じゃあ会社で個人番号を保有せずにクラウドサービス業者など外部に委託したら我々にリスクはまったくありませんね！
A-３-1 それがそうとも言えません。
(参考)だから社内でマイナンバーを管理したほうが良い、たった1つの理由
番号法第11条では、外部委託した場合には委託した皆さんに委託先や再委託先への監督業務をする義務が課せられています。
したがって委託先業者がもしも情報を漏洩してしまった場合は皆さん委託元の責任になります。
クラウドサービスなどに外注する場合は、サーバーが安全に稼動しているかなどきっちりと監督業務を行ってください。
丸投げはダメですよ！
(参考)マイナンバー管理をクラウドサービスに委託して本当に大丈夫ですか？
Q-３-2 だったら外部委託などせずに紙やExcel(注)などで社内にしまっておけばいいですね！
(注)ExcelはMicrosoft社の登録商標です。
A-３-2 それもそれで問題があります。
まず紙で管理した場合、源泉徴収表などを作成する際に頻繁に個人番号を含んだ資料(特定個人情報ファイルと言います。)を出し入れしますよね？
そのときにもしも従業員や無関係な人に盗み見されてしまうとその瞬間に情報漏えいです。
(参考)マイナンバーを紙で管理すると起こること！
またExcelで管理する場合にも標的型のウィルスメールなどで情報が漏れてしまうこともありえます。
したがって社内で管理する場合は最低限の費用をかけてマイナンバー管理に特化したソフトウェアを導入するのが得策です。
(参考)成りすましで悪用!?マイナンバー制度とアメリカのSSN比較
上記のほかにもご質問などがありましたら、責任を持って徹底的に調査しますのでこちらからお問い合わせください！
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