2016年1月にマイナンバー制度が始まったばかりですから、少し気が早いのかもしれません。
しかし！収集した情報は遅かれ早かれいつの日か廃棄や削除をしなければいけないときが訪れます。
終身雇用を期待する若者も少なくなってきましたからね。
ということで今回は収集したマイナンバーを削除するときに知っておきたい注意点について書いていきます。
保管し続けたらダメ
堅苦しい話になりますが、基本的に番号法という”法律上は”マイナンバーを保管したらダメ。ということになっています。
ただし毎年の事務作業などで従業員の方のマイナンバーを記載して提出することは企業に(勝手に)課せられている義務ですから、継続して雇用している従業員のマイナンバーは会社で保管しておいたほうが合理的ですよね。
▲マイナンバー(中央上1番)を記載する書類の例-厚生労働省WEBサイトより拝借。
ですから、下記引用部分に該当する場合は収集したマイナンバーを会社で保管して良いことになっています。
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。
また、個人番号が記載された書類等については、所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものがあるが、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管することとなる。
(特定個人情報保護委員会-特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編)より引用)
つまり
1.税や社会保障関係の書類を処理するとき。
2.一定期間の保管期間が設けられているとき。
の2つのためにマイナンバーが必要ならば会社で保管して良い、ということです。
よくあるミス
上記の2項目に該当しない、または保管期間を経過したマイナンバー情報は適切に廃棄・削除をしなければいけませんが、ここでよくあるミスを2つ紹介します。
誤削除
従業員の方が退職された場合に「あいつ辞めたから」といって一定期間の保管義務があるのに勝手に削除してはいけません。
保管期間は書類によって様々ですが、最長で7年間の保管義務があります。(2016年1月現在)
削除漏れ
上記「誤削除」の逆パターンですね。
削除しなければいけないのに「しまった、忘れてた！」というパターンです。
前章でも書きましたように、ちゃんとした理由がない場合に会社はマイナンバーを保管してはいけませんから、削除漏れはルール違反になります。
とはいえ7年なんて長すぎて忘れてしまいそうです。
削除漏れがないように下図のような経過期間のアラートがついたソフトウェアを導入することが望ましいですね。
▲製品情報-お知らせ画面
外注している場合はもうひとつの壁
クラウドサービスや税理士さんなどにマイナンバーの管理を委託している企業様が少なからずいらっしゃると思いますが、そんな皆さんは要注意ですよ。
自社内のソフトウェアなどで管理していれば下図のようにきちんと削除できているか、間違えてないかが一目瞭然ですが、外注の場合は「削除しておいてね」と指示しても業者さん側が忘れていたり、間違っている恐れも大いに考えられます。
▲従業員さんが退職した場合はすぐに削除するのではなく、「利用停止」ボタンをクリックしてください。
そうすれば廃棄予定リストへ移動するので、間違っても復元できますし経過年数も一目で分かります。
(参考)製品情報-廃棄管理
▲保管期間が経過した場合は「廃棄する」をクリックすればPCから情報が消え去ります。
(参考)製品情報-廃棄管理
したがってクラウド業者など外部にマイナンバーの管理を委託している場合は、最低でも下記2点を徹底してください。
1.廃棄業務の管理プロセスの確立[対象情報の把握→確認→承認]
2.クラウド事業者などの外部委託業者から削除したことの証明書を取得
この2つが徹底されていれば怖いものはありません！
おまけ
以上のようにこの記事ではマイナンバーを廃棄・削除する際の注意点を記載してきましたが、特定個人情報保護委員会が推奨している削除方法が非常に興味深いので最後にご紹介します。
あまり現実的ではないものも含まれていますから、参考程度にどうぞ。
・特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
・ 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用する。
・ 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
・ 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築する。
・ 個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定める。
こんなにエコだとか、再利用だとか言っている時代にソフトウェアやPCを物理的に破壊するのはもったいない…
どこかの不正した議員さんのようですね。
以上です。
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