収集するときの鉄則！
11月24日の閣議後の会見で高市早苗総務大臣が会見で語ったところによると、全体の9％にあたる約510万通の配達が12月にずれ込み最も遅い地域では12月20日ごろになるとのことです。
とはいえ、すでに皆さんのお手元あるいは従業員さんのお手元にもそろそろマイナンバー通知カードが届いているのではないでしょうか。
(参考)時系列で見る、マイナンバー導入スケジュール！(事前準備編)
社長さんあるいはマイナンバー管理の担当者さんにとってはいよいよ従業員からマイナンバーを収集しなくてはいけません。
(参考)マイナンバー管理のためのチェックリスト
まず細かいことをお話しする前に、収集に際する鉄則を２つ紹介します。
1.個人番号だけでなく、本人確認も併せて行う。
2.廃棄または削除することを前提として収集する。
少し補足します。
1.個人番号だけでなく、本人確認も併せて行う。
日本のマイナンバー制度のモデルといわれているアメリカ合衆国のSSN(社会保障番号)では「なりすまし」が大問題になりました。
アメリカでは”番号を知っているのは本人に違いない”という考えが根底に合ったようで、指紋や顔写真で本人確認の行うことはないのです。
ということはどこかで他人の番号を拾って、その人に成りすますことが非常に簡単だったというわけです。
その教訓を受けて番号制度後発である日本は、制度開始の時点からマイナンバーと別に本人確認を行う義務を課しているのです。
(参考)成りすましで悪用!?マイナンバー制度とアメリカのSSN比較
2.廃棄または削除することを前提として収集する。
冒頭で書きましたように、マイナンバーを使ってよい分野(※)は法律で厳しく制限されています。
※2016年1月時点では、税金・社会保障・災害対策の3分野、2018年以降は医療や預金分野にも広がっていく見込みです。
したがって一度収集したマイナンバーは、従業員が退職したとか契約が終わったなど必要がなくなった時点で廃棄しなくてはなりません。
ただし！必要なくなったからといってすぐにシュレッダーしてはいけません。
キーワードは保管期間です。
保管期間についてはマイナンバーを収集した用途によって異なりますが、最長で7年です。
ですから、収集する段階でいつ廃棄するのか、そのように廃棄するのかを決めておく必要があります。
▼7年!?忘れちゃうよ！という方は当社のソフトウェアをお使いください。
情報登録の段階で使用用途が決められ、保管期間が到来した情報はアラートでお知らせします。
マイナンバー管理の際の参考記事
良かったらご覧ください。
外注業者さんへ丸投げする場合は下記の参考記事をご覧ください。
(参考)だから社内でマイナンバーを管理したほうが良い、たった1つの理由
(参考)マイナンバー管理をクラウドサービスに委託して本当に大丈夫ですか？
また社内で紙で管理する場合は危険がいっぱいです。
(参考)[危険]マイナンバーを紙で管理すると起こること！
最低限のことだけリストアップします。
では従業員さんからマイナンバーを収集する際に知っておきたいことをまとめます。
□個人番号だけでなく、本人確認も併せて行う。
方法は下記2つのうちのいずれかです。
・写真付きの個人番号カード1点。
・写真のない通知カード＋運転免許証などの写真付き身分証明書。
□従業員本人だけでなく、配偶者や被扶養者のマイナンバーの収集も忘れない。
ただし従業員の家族の本人確認義務は従業員にありますから、会社へわざわざ家族を連れてきてもらう必要はありません。
□個人番号を使用する目的を伝える。
面倒ですが、念のためです。
要は「使用が許されている3分野以外には使わない」ということを伝えられれば大丈夫です。
□個人番号取得履歴兼回収状況管理票を作る
ただ収集するだけでなく、いつ、誰から収集し、どう管理しているのかを記録するものです。
しっかり把握できれば良いので、ワープロソフトなどで簡単に作ってしまいましょう。
□特定個人情報提供履歴管理票を作る
収集した個人番号などの情報を、いつ、どこに提出したかを記録するものです。
こちらもすぐ把握できるようにワープロソフトで作ってしまいましょう。
□個人番号廃棄削除管理票を作る
従業員が退職した場合など個人番号が不要になった際は廃棄しなければいけません。
ただシュレッダーするだけでなく、いつ、誰の情報を削除したのかを記録しましょう。
ちなみに上記3つの管理は、当社のソフトウェアであれば全て自動的に記録されますので、皆さんの負担が増えることなく安全に管理が出来ます。
▼実際の画面イメージ
▼詳しい製品紹介はこちら
□厳しく管理する
従業員さんの大切な個人情報です。
外部に漏れないように厳密に管理を行いましょう。
☆管理を行う際の一例
●紙で管理する場合はしっかりと鍵のかかる棚などに保管し、その鍵に誰も触れないようにします。
●クラウド業者に外注している場合は、業者がちゃんと管理をしているか監督しましょう。
●会社のパソコンに保存している場合は、アクセス制御を行い誰も触れないようにします。
●保存しているパソコンが攻撃をされる可能性もありますから、セキュリティソフトは常に最新のものに更新しておく必要があります。
●個人情報を用いて作業をする場合に後方に人通りがないか確認しておきましょう。
以上、重要だと思われる項目のみラインナップしてみました。
▼外注することなく社内で管理したい、無駄な月額費用をかけずに管理したい、という方にお勧めソフトはこちら
